Las transacciones de fusiones y adquisiciones son consideradas una etapa crítica para una gran cantidad de empresas que están en expansión de su mercado. Por este motivo las data rooms han pasado a ser un elemento importante al momento de la facilitación y seguridad del flujo de dicha información.
¿Qué son las Data Rooms y qué papel desempeñan en las operaciones de fusión y adquisición?
En el ámbito de fusión y adquisición (M&A) las data rooms desempeñan un papel importante para lograr la eficiencia, seguridad y confidencialidad de los datos durante el proceso operacional de due diligence.
Estas herramientas permiten mantener un intercambio de información durante las transacciones de M&A sin riesgos a que la misma salga del entorno pertinente.
Un virtual data room permite el intercambio seguro de documentos manteniendo los protocolos de confidencialidad mediante procesos de seguridad rigurosos y calificados.
Las ventajas de utilizar Data Rooms en las operaciones de M&A
El uso de las salas virtuales de datos en las transacciones de M&A trae consigo una serie de ventajas significativas como es el caso de:
- Seguridad de los datos proporcionados.
- Almacenamiento seguro de documentos.
- Mayor nivel de confidencialidad durante el proceso de M&A.
- Ahorro de costes y tiempo en comparación con los formatos físicos.
- Fácil rastreo y auditoría de las actividades que se realizan dentro de la sala.
- Agilización del proceso de diligencia debida.
- Promoción de la colaboración eficiente y fluida por las partes interesadas.
- Acceso controlado a la información de la sala.
- Colaboración fluida a nivel global.
Estas son algunas de las ventajas que la experiencia de una data room virtual ofrece durante los procesos de M&A.
Principales características y funcionalidades de los Data Rooms para operaciones de M&A
Los data rooms cumplen con ciertas características y funcionalidades que permiten satisfacer las necesidades específicas de todas las operaciones de fusión y adquisición.
Las características de las salas de datos virtuales la han posicionado como una opción indispensable en los procesos de M&A.
El impacto de los Data Rooms en la confidencialidad y la seguridad de la información
Los data rooms fueron diseñados con la finalidad de proteger los datos más sensibles del proceso comercial a través de diferentes medidas de seguridad avanzadas como es el caso de:
- Cifrado de datos. Permite proteger la información que se encuentra en tránsito y la que está en reposo.
- Uso de marcas de agua y gestión de derechos digitales (CRM). Al colocar marca de agua en los documentos la sala de datos previene el uso compartido no autorizado.
- Autenticación de dos factores (2FA). Asegura que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos dentro de la sala.
- Protocolos de seguridad. Las salas de datos implementan protocolos seguros para compartir archivos para garantizar la confidencialidad de la información.
Estas medidas garantizan que las transacciones M&A se lleven a cabo sin problemas de seguridad.
Cómo mejora los Data Rooms la colaboración entre las partes en las operaciones de M&A
El data room promueve la colaboración efectiva y fluida durante lo largo de las operaciones M&A por medio de herramientas que permiten a las partes involucradas agilizar el proceso de negocio, como por ejemplo:
- Colaboración en tiempo real sobre documentos.
- Canales de comunicación descentralizados como comentarios y preguntas.
- Notificaciones y alertas.
- Control de versiones y registro de auditoría.
Estas funcionalidades dentro de la sala de datos permiten un mayor entendimiento entre los usuarios lo que conlleva a resultados eficientes y rápidos.
Selección del proveedor de Data Rooms adecuado para sus necesidades de transacciones de M&A
Al elegir un proveedor de data rooms adecuado para transacciones M&A hay que tener en consideración diferentes factores para que el proceso se lleve a cabo con éxito.
En primera instancia se debe realizar una comparación de diferentes proveedores de data rooms para M&A.
En la comparación de los proveedores vale la pena realizar una evaluación de modelos de precios y características, así como también es necesario tomar en consideración opiniones y testimonios de clientes para tener diferentes puntos de referencia al momento de seleccionar un data rooms que brinde el mejor rendimiento de transacción.